Thay đổi địa chỉ công ty không phải là thủ tục không quá xa lạ đối với doanh nghiệp nói chung và công ty cổ phần nói riêng trong quá trình hoạt động kinh doanh, đặc biệt trong tình hình kinh tế có nhiều biến động như hiện nay. Tùy thuộc vào việc thay đổi địa chỉ công ty cổ phần cùng quận, khác quận, khác tỉnh/ thành phố sẽ thực hiện các thủ tục khác nhau mà nếu không áp dụng đúng quy định của pháp luật khách hàng có thể bị kéo dài thời hạn giải quyết. Hiểu rõ được vấn đề này, sau đây Luật INNOSIGHT sẽ chia sẻ đến bạn chủ đề thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cổ phần theo quy định hiện hành.
Các văn bản pháp luật cần tham khảo về thủ tục thay đổi địa chỉ
- Luật Doanh nghiệp năm 2020
- Nghị định 01/2021/NĐ-CP của Chính phủ quy định về đăng ký doanh nghiệp
- Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT của Bộ Kế hoạch và Đầu tư hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp
Khái niệm về địa chỉ và thay đổi địa chỉ
- Địa chỉ công ty cổ phần là địa điểm làm việc, liên hệ của công ty cổ phần trong lãnh thổ Việt Nam, địa chỉ công ty cổ phần được xác định bằng số nhà, ngách, ngõ/hẻm/phố, đường hoặc thôn/ấp/xóm, xã/phường/thị trấn, huyện/quận/thị xã/thành phố thuộc tỉnh, tỉnh/ thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, thư điện tử và số fax (nếu có).
- Thay đổi địa chỉ công ty là thủ tục hành chính được thực hiện tại Phòng đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư để ghi nhận địa chỉ mới của công ty trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, trước tiên doanh nghiệp cần phải thực hiện những thủ tục thay đổi địa chỉ công ty với cơ quan thuế sau đó thực hiện thay đổi địa chỉ công ty trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đổi con dấu tròn công ty và thay đổi hóa đơn khi thay đổi địa chỉ trụ sở chính công ty khác quận/huyện/tỉnh/thành phố.
Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cổ phần với cơ quan thuế
Hiện nay, theo quy định của pháp luật công ty cổ phần chỉ phải làm thủ tục với cơ quan thuế trong trường hợp thay đổi địa chỉ công ty khác quận/ huyện, tỉnh/ thành phố trực thuộc trung ương
Các giấy tờ, tài liệu cần chuẩn bị để thay đổi địa chỉ công ty cổ phần
- 01 Tờ khai theo mẫu 08-MST quy định tại Thông tư 105/2020/TT-BTC
- 01 Quyết định của Đại hội đồng cổ đông công ty về việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính
- Một số tài liệu khác theo từng trường hợp cụ thể
Cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ và thời hạn giải quyết thủ tục
- Doanh nghiệp nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Sau khi được tiếp nhận hồ sơ, công ty cổ phần tiến hành các thủ tục để chốt hóa đơn với cơ quan thuế
- Thời hạn giải quyết thủ tục là 10 ngày làm việc, cơ quan thuế sẽ ra văn bản thông báo về việc thay đổi thông tin công ty và chuyển thông tin công ty cổ phần đến cơ quan thuế quản lý mới
Thủ tục thay đổi địa chỉ tại cơ quan đăng ký kinh doanh
Các giấy tờ, tài liệu cần chuẩn bị để thực hiện thủ tục
- 01 thông báo thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp thể hiện thông tin thay đổi địa chỉ trụ sở chính nêu rõ: tên, mã số doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp; họ tên, địa chỉ dự định chuyển đến, chữ ký của người đại diện theo pháp luật
- 01 Quyết định của đại hội đồng cổ đông về việc thay đổi địa chỉ công ty
- 01 Bản sao hợp lệ biên bản họp về vấn đề thay đổi địa chỉ trụ sở chính công ty và thể hiện thay đổi điều lệ tương ứng
- 01 bản gốc văn bản công văn (mẫu 09) của cơ quan thuế về việc đồng ý cho chuyển quận (áp dụng trường hợp thay đổi địa chỉ trụ sở chính công ty khác quận/huyện)
Các giấy tờ, tài liệu cần chuẩn bị để thay đổi địa chỉ trụ sở chính công ty khác tỉnh/thành phố
- 01 Thông báo thay đổi địa chỉ trụ sở chính nêu rõ: tên, mã số doanh nghiệp, địa chỉ công ty dự định chuyển đến; họ tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật công ty cổ phần
- 01 điều lệ công ty đã sửa đổi, bổ sung (Bản sao hợp lệ)
- Danh sách cổ đông công ty
- 01 Quyết định của Đại hội đồng cổ đông thể hiện nội dung thay đổi địa chỉ trụ sở chính công ty và sửa đổi điều lệ
- 01 Bản sao hợp lệ biên bản cuộc họp về vấn đề thay đổi địa điểm công ty và sửa đổi điều lệ công ty
Cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ và giải quyết thủ tục
Doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tiếp hoặc thông qua cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp đến phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp dự kiến đặt trụ sở chính
Thời hạn giải quyết thủ tục
Tối đa 3 ngày làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ đầy đủ, hợp lệ cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho tổ chức, cá nhân có yêu cầu. Trường hợp từ chối cấp thì phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do
Chậm thông báo thay đổi địa chỉ công ty có bị phạt hay không?
Khoản 2, Điều 32, Luật Doanh nghiệp quy định rất rõ ràng các doanh nghiệp có trách nhiệm phải thông báo đến cơ quan đăng ký kinh doanh về việc thay đổi địa chỉ công ty trong thời hạn 10 ngày. Quá thời hạn nêu trên, công ty cổ phần có thể sẽ bị xử phạt hành chính theo Nghị định tại 50/2016/NĐ-CP. Mức xử phạt vi phạm hành chính mà các doanh nghiệp có thể phải đóng từ 500.000 – 5.000.000 tùy thuộc vào thời gian quá hạn mà công ty không thông báo. Cụ thể:
- Công ty cổ phần bị phạt 500.000 – 1.000.000 nếu thông báo quá hạn từ 1 – 30 ngày
- Công ty cổ phần bị phạt từ 1.000.000 – 2.000.000 nếu thông báo quá hạn từ 31 – 90 ngày
- Công ty cổ phần bị phạt từ 2.000.000 – 5.000.000 nếu thông báo quá hạn từ 91 ngày trở lên
Các công việc cần tiến hành sau khi thay đổi địa chỉ
Sau khi được cơ quan đăng ký kinh doanh cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, vẫn còn khá nhiều vấn đề có liên quan mà công ty cổ phần cần phải xử lý. Trong đó, vấn đề liên quan đến hóa đơn và con dấu là quan trọng nhất
Về con dấu tròn của công ty
Trường hợp công ty cổ phần thay đổi địa chỉ công ty đến một quận/huyện, tỉnh/thành phố khác thì cần thực hiện thủ tục khắc lại con dấu
Về hóa đơn của công ty
Trong trường hợp thay đổi địa chỉ công ty cùng quận/huyện. công ty cổ phần có thể tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ. Tuy nhiên, công ty cổ phần cần làm công văn (thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn) lên cơ quan thuế quản lý để xin phép được tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ.
Trên đây là toàn bộ bài viết của Luật INNOSIGHT về chủ đề thay đổi địa chỉ công ty cổ phần theo quy định hiện hành. Hiện nay, khi thị trường kinh doanh biến động, khi có nhu cầu, công ty cổ phần có thể thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính công ty. Tuy nhiên, việc thay đổi cần thực hiện đúng theo các quy định của pháp luật, đặc biệt là trường hợp công ty thay đổi địa chỉ công ty khác quận/ huyện hoặc tỉnh/ thành phố. Nếu khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ của Luật INNOSIGHT xin vui lòng liên hệ đến đường dây nóng để được hỗ trợ.
Bạn đang xem bài “Thay đổi địa chỉ công ty cổ phần theo quy định hiện hành” tại mục “Tư vấn pháp luật” trên website Innosightlaw.
