Ngày nay cùng với sự phát triển ngày càng nhanh của nền kinh tế thì có rất nhiều loại hàng hóa, sản phẩm mới được sản xuất và đưa ra thị trường để đáp ứng nhu cầu sử dụng của người dân. Để giúp khách hàng, người tiêu dùng dễ dàng tiếp cận, nhận biết thông tin sản phẩm cũng như phân biệt với sản phẩm, hàng hóa của các đối thủ thì tổ chức, cá nhân phải làm thủ tục đăng ký mã số mã vạch cho sản phẩm. Mã vạch của sản phẩm giống như “Chứng minh thư” của hàng hoá, sản phẩm, giúp khách hàng nhận biết được nhanh chóng và chính xác các loại hàng hoá, sản phẩm khác nhau. Sau đây, xin mời bạn đọc cùng Luật INNOSIGHT tìm hiểu về chủ đề đăng ký mã số mã vạch và những lưu ý

 Cơ sở pháp lý về đăng ký mã số mã vạch 

• Nghị định số 74/2018/NĐ-CP 
• VBHN số 05/VBHN-BKHCN quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực khoa học công nghệ
•  Thông tư 232/2016/TT-BTC 

Khái niệm về mã số mã vạch sản phẩm

• Mã số sản phẩm là một dãy các chữ số được dùng để phân định vật hàng hóa, sản phẩm
• Mã vạch sản phẩm là một dãy các vạch màu thẫm song song và có các khoảng trống xen kẽ để thể hiện mã số sản phẩm sao cho máy quét có thể đọc được
• Mã số mã vạch là một trong những công nghệ nhận dạng và thu thập dữ liệu tự động đối với các đối tượng là tổ chức, địa điểm, hàng hóa, sản phẩm,… dựa trên việc ấn định một mã số (hoặc các chữ số) cho các đối tượng cần nhận định và mã số đó được thể hiện dưới dạng vạch để các máy quét có thể đọc được.

Lý do khách hàng nên đăng ký mã số mã vạch cho sản phẩm

• Đăng ký mã số mã vạch cho sản phẩm làm tăng hiệu quả hoạt động quản lý sản phẩm trong quá trình sản xuất, kinh doanh. Ngày nay các sản phẩm được sản xuất ngày càng đa dạng, phong phú về  chất lượng cũng như kiểu dáng. Một doanh nghiệp có thể sản xuất, kinh doanh hàng ngàn  loại sản phẩm khác nhau cần sự quản lý do vậy tổ chức, cá nhân phải có một công cụ để quản lý một cách hiệu quả làm sao cho đem đến sự tiện lợi trong việc kiểm kê hàng hóa, quản lý các sản phẩm ra, vào cũng như kiểm soát được số lượng sản phẩm trên thị trường.
• Đăng ký mã số mã vạch để đảm bảo uy tín, chất lượng cho các sản phẩm và tránh việc làm giả, làm nhái các sản phẩm, hàng hóa nổi tiếng đã dần trở lên phổ biến. Do vậy để bảo vệ sản phẩm cũng như thương hiệu của mình trước tình trạng hàng nhái, hàng giả thì việc cho khách hàng một dấu hiệu nhận biết riêng khi lựa chọn hành hóa, sản phẩm là rất cần thiết. Vì vậy việc đăng ký cho sản phẩm là một giải pháp an toàn nhằm tạo thuận lợi cho việc quản lý và bảo vệ sản phẩm, hàng hóa.
• Điều quan trọng tiếp theo để quý khách hàng có thể đăng ký cho sản phẩm là để đáp ứng và thỏa mãn nhu cầu tiết kiệm thời gian của khách hàng. Khi công nghệ mã số mã vạch được sử dụng thì các công đoạn như ghi chép, thống kê hàng hóa thủ công sẽ được loại bỏ và thay bằng thủ tục check mã số mã vạch bằng máy móc nên thời gian xử lý rất nhanh và cho cả người bán hàng và người mua hàng giúp nắm bắt được các thông tin sản phẩm một cách nhanh chóng mà không mất công chờ đợi

Đăng ký mã số mã vạch có phải là thủ tục bắt buộc thực hiện hay không

Pháp luật hiện hành chưa có bất kỳ một văn bản quy phạm nào quy định về việc đăng ký mã số mã vạch là bắt buộc. Song với thực trạng xã hội ngày càng hiện đại và phát triển như ngày nay thì việc tiến hành giao dịch, mua bán và đặc biệt là tính chuyên nghiệp ngày càng được nâng cao, các đơn vị, doanh nghiệp sản xuất kinh doanh bắt buộc phải tự nâng cao tính khoa học và sự  chuyên nghiệp cho các sản phẩm hàng hóa của mình từ thương hiệu đến chất lượng để cạnh tranh với nhau trên thị trường nên việc đăng ký   không phải bắt buộc nhưng nó lại là thủ tục phổ biến và nên làm hiện nay. Khi hàng hóa, sản phẩm của doanh nghiệp muốn đưa vào siêu thị, các cửa hàng lớn hay trung tâm thương mại, các đơn vị này đều yêu cầu sản phẩm phải đăng ký thì mới chấp nhận đưa sản phẩm vào mua bán.

Các giấy tờ, tài liệu cần chuẩn bị để đăng ký mã vạch cho sản phẩm

Tổ chức, cá nhân khi muốn đăng ký mã vạch cho sản phẩm  thì cần chuẩn bị bộ hồ sơ gồm các loại giấy tờ, tài liệu sau 

• Đơn đăng ký sử dụng mã số, mã vạch theo mẫu thống nhất tại Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 74/2018/NĐ-CP (gồm 02 bản)
• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/ đăng ký kinh doanh hoặc Quyết định thành lập đối với doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh đối với hộ kinh doanh.
• Danh sách các sản phẩm sử dụng mã GTIN theo mẫu thống nhất tại Phụ lục II được ban hành kèm theo tại VBHN số 15/VBHN-BKHCN ngày 27 tháng 02 năm 2015 ( nộp 02 bản )

Đơn vị có nhu cầu đăng ký thực hiện hai bước là kê khai và nộp hồ sơ. Việc kê khai hồ sơ đăng ký  trên hệ thống thông tin và nếu hồ sơ kê khai đăng ký trên hệ thống đã hợp lệ, tổ chức, cá nhân thực hiện thủ tục nộp hồ sơ bản cứng về Tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng Việt Nam trực thuộc Bộ Khoa học Công nghệ (Địa chỉ: số 8 Hoàng Quốc Việt, Cầu Giấy, Hà Nội) để đối chiếu hồ sơ nộp qua mạng

Thời hạn đăng ký mã vạch cho sản phẩm

• Việc đăng ký mã vạch cho sản phẩm được thực hiện theo trình tự sau đây:

• Đăng ký sử dụng mã số mã vạch
• Cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ đăng ký sử dụng mã số mã vạch
• Cơ quan chức năng tiến hành thẩm định hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch cho tổ chức, cá nhân;
• Hướng dẫn tổ chức, cá nhân sử dụng mã số mã vạch;

• Trong khoảng thời gian từ 02- 03 ngày làm việc kể từ ngày hồ sơ được nộp trực tiếp tại Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng, khách hàng sẽ được cơ quan chức năng cấp và sử dụng mã số mã vạch sản phẩm nếu hồ sơ đăng ký của khách hàng hợp lệ. 
• Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch sẽ được cấp cho tổ chức, cá nhân đã nộp sau 1 tháng. Trường hợp hồ sơ đăng ký  không hợp lệ, TCĐLCL sẽ trả lời bằng văn bản và nêu rõ nguyên nhân. Tổ chức, cá nhân sẽ phải sửa đổi, bổ sung các thông tin và nộp lại trong thời gian sớm nhất. Trong thời hạn tối đa 20 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền về mã số, mã vạch có trách nhiệm cấp Giấy chứng nhận
• Thời hạn thực hiện thủ tục đăng ký còn tùy vào từng trường hợp và nhu cầu của khách hàng, Luật INNOSIGHT sẽ hỗ trợ khách hàng trong việc rút ngắn khoảng thời gian tiến hành thủ tục theo mong muốn của khách hàng

Trên đây là toàn bộ bài viết của Luật INNOSIGHT về chủ đề đăng ký mã số mã vạch. Hiện nay, pháp luật không có quy định bắt buộc các đơn vị, doanh nghiệp đăng ký sử dụng mã số, mã vạch cho sản phẩm. Tuy nhiên, để sản phẩm của mình được khách hàng biết đến và cạnh tranh với các sản phẩm khác trên thị trường thì tổ chức, cá nhân nên tiến hành thủ tục đăng kýcho sản phẩm. Trong trường hợp, khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ của chúng tôi, xin vui lòng liên với với chúng tôi qua đường dây nóng để được trợ giúp.